Czego dowiesz się z poradnika:

• co to jest system ERP;
• co umożliwia praca na systemie;
• kto korzysta z systemów ERP;
• czy ERP pasuje do e-commerce;
• dlaczego jedna firma korzysta z wielu systemów.

Z racji coraz większej popularności wykorzystywania systemów ERP przez polskie firmy, prawdopodobnie już znasz już ze słyszenia to pojęcie. Jeśli jest ci obce albo chcesz dowiedzieć się czegoś więcej, zapraszamy do lektury artykułu.

Najłatwiej będzie zacząć od definicji. System ERP – z angielskiego Enterprise Resource Planning – to oprogramowanie, które służy do kompleksowego zarządzania zasobami firmy. 

Mimo tego, ze na pierwszy rzut oka ich nie widać, to głównym zasobem każdej firmy są dane. Na przykład szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży – ile zamówień mamy w naszym e-sklepie, jak klienci wykonują płatności, jaka jest suma sprzedaży netto, ile płacimy za towar u dostawców. Jeśli mamy system ERP, to możemy w łatwy sposób:

• gromadzić,
• przechowywać, 
• interpretować, 
• porównywać dane. 

Tym, co charakteryzuje oprogramowanie ERP, to wspólna baza danych – czyli miejsce, w którym gromadzone są wszystkie informacje, potrzebne do skutecznego prowadzenia firmy. 

Jak te dane znajdują się w systemie? Dostarczają ich użytkownicy, wykonując swoją codzienną pracę (np. wprowadzając dane kontrahentów, fakturując zamówienia, księgując faktury, czy zgłaszając urlopy).

Oprócz tego, że system ERP gromadzi dane, może również pomóc w automatyzacji pracy. Przykładowo jeśli zdefiniujemy w systemie stany minimalne produktów w naszym magazynie, będzie on automatycznie generował zamówienie na towary, które się kończą. Dzięki temu nie musimy analizować stanów magazynowych, zastanawiać się co i u kogo należy zamówić. System wykona to za nas i przygotuje gotowe zamówienia. Takie zamówienie wystarczy zweryfikować i wysłać do dostawców np. mailowo (co również można zrobić bezpośrednio z systemu ERP).

Po co w ogóle używać systemów ERP?

Systemy ERP charakteryzują się możliwością dopasowania do konkretnych wymagań firmy. Mogą dać twojemu biznesowi tyle możliwości, ile potrzebujesz. Oprogramowanie ERP składa się z modułów, czyli narzędzi odpowiadających za konkretne działy firmy (m. in. handel, magazyn, księgowość, kadry płace, produkcja, projekty czy CRM – czyli zarządzanie kontaktem z klientami). 

Każdy z nich odpowiada za inny obszar działania firmy, ale ze względu na wspólną bazę danych dostęp do informacji, a także obsługa procesów jest dużo łatwiejsza. Kadra zarządzająca zyskuje wgląd np. do zestawień finansowych, do których dane zaciągają się z różnych działów firmy.

Dzięki modułowości systemu możliwe jest dostosowanie jego funkcjonalności do aktualnej sytuacji firmy oraz jego rozbudowa wraz z pojawiającymi się nowymi potrzebami. Takie „wydzielenie” funkcjonalności sprawia, że systemy ERP sprawdzają się zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach, niezależnie od branży. 

Pamiętaj: Systemy ERP cechuje modułowość. Dzięki temu samodzielnie decydujesz, z jakich funkcjonalności korzystasz.

Korzyści z wykorzystania systemu ERP:

1. Wysokie bezpieczeństwo przechowywanych danych.

2. Eliminacja ryzyka popełnienia błędu (nie ma konieczności wprowadzania tych samych danych w różnych modułach, bo są one częścią systemu posiadającego wspólną bazę danych).

3. Szybki dostęp do analiz biznesowych.

4. Efektywne zarządzane czasem pracy.

5. Zauważalna redukcja kosztów.

Jaki powinien być dobry system ERP?

• Ważne cechy systemu ERP to mobilność, zgodność z aktualnymi przepisami, nowoczesność i dopasowanie do indywidualnych potrzeb.

• Wygodne korzystanie z systemu umożliwia praca z różnych urządzeń – laptopa, tabletu czy smartfonu. Systemy ERP oferują możliwość korzystania z niego za pośrednictwem przeglądarki internetowej, nie musisz wtedy instalować systemu na komputerze. Dzięki temu możesz korzystać z różnych urządzeń z dostępem do Internetu, do których system ma dedykowane interfejsy (czyli przestrzeń, w której następuje kontakt użytkownika z urządzeniem). 

• Dobry system powinien umożliwić obsługę przez telefon np. przez aplikację na smartfon. Z pewnością ułatwia to pracę handlowców w terenie.

• Ważne, żeby interfejs użytkownika był nowoczesny i intuicyjny. Musi on być również dopasowany do urządzenia, za pośrednictwem którego korzystamy z systemu. Inaczej pracuje się z małego ekranu smartfona, który obsługuje się dotykowo, a inaczej z dużego monitora, obsługiwanego myszką i zewnętrzna klawiaturą.

Pamiętaj: Przed zakupem systemu ERP dokładnie sprawdź jego funkcjonalność i oferowane interfejsy – pozwoli ci to sprawdzić wygodę użytkowania systemu.

• Kolejną istotną kwestią, szczególnie w dobie dynamicznych zmian prawnych, jest dbałość żeby oprogramowanie, którego używasz w firmie było zgodne z przepisami.
  
  Producenci dobrych systemów ERP dostosowują na bieżąco oferowane przez siebie systemy do zmieniających się przepisów. Działanie w oparciu o takie systemy, daje przedsiębiorcom poczucie bezpieczeństwa. Często także zmiany w przepisach są opracowywane przez producentów systemu w formie np. e-booka czy artykułu. To oszczędza czas na czytanie długich i monotonnych ustaw.

• Nowoczesne technologie, wykorzystywane w systemach ERP, wpływają na użyteczność i łatwość ich obsługi. Bardzo ważnym aspektem jest kwestia funkcjonalności, odpowiednio dobranych do skali firmy i rodzaju prowadzonej przez nią działalności. Elastyczne systemy ERP pozwalają na dobranie funkcjonalności do potrzeb firmy. 
  
  Firmy informatyczne, zajmujące się sprzedażą systemów ERP oferują swoim klientom usługi pomagające w wyborze odpowiednich funkcjonalności. Przed dokonaniem zakupu przygotowują analizę przedwdrożeniową, która pomaga znaleźć procesy w firmie, które można usprawnić. Firmy wdrożeniowe zajmują się także konfigurowaniem systemu oraz prowadzeniem szkoleń z jego obsługi. 

Czy potrzebuję ERP-a?

Przedsiębiorcy wybierają systemy ERP dlatego, że z ich pomocą mogą skutecznie organizować pracę i rozwijać swój biznes. Kiedy przychodzi odpowiedni moment na inwestycję w taki system? Bez wątpienia wtedy, kiedy potrzebujesz wsparcia systemowego w kontrolowaniu biznesu. Na przykład: 

• uruchomienie kilku sklepów internetowych,
• połączenie różnych kanałów sprzedaży (sprzedaży realizowanej przez e-sklepu i w modelu tradycyjnym), 
• potrzeba obsługi magazynu, w którym musimy kompletować produkty przed realizacją wysyłki,
• własna spersonalizowana produkcja oferowanych produktów…

Tak naprawdę każda firma może napisać swój scenariusz, a wdrożenie rozwiązań systemowych, może rozpocząć się od kilku modułów systemu ERP, odpowiadających za konkretne działania.

Wraz z rozwojem firmy, będzie można do nich dodawać kolejne niezbędne funkcjonalności.

Pamiętaj: Warto zapoznać się z ofertą funkcjonalności, jaką daje system ERP. W zależności od producenta rozwiązania mogą obejmować pojedyncze moduły, dedykowane obszary albo też pakiety dla danej branży. Modułowość pozwoli ci zaoszczędzić, wybierz tylko te funkcjonalności, których potrzebujesz.

Integracja e-sklepu z systemem ERP

Wspomniana już wcześniej integracja systemów ERP, może dotyczyć np. połączenia ERP z platformą do prowadzenia e-handlu. Taka integracja jest możliwa poprzez dedykowane moduły dla e-commerce. Dzięki niej mamy dwa narzędzia, które współpracują i „dzielą się pracą”.

Po stronie ERP będzie zatem odbywał się proces logistyczny i sprzedażowy, czyli realizacja zamówienia, które trafia do systemu przez sklep internetowy. Integracja taka pozwala na skonfigurowanie zakresu danych wymienianych ze sklepem np. aktualizację towarów, ich ceny, zdjęcia i stany magazynowe. Sklep internetowy jest kanałem sprzedaży, a przez system ERP realizujemy zamówienie zgodnie z procedurami, które obowiązują w firmie.

Jak to wygląda w praktyce? Z poziomu oprogramowania ERP możemy ustawić parametry komunikacji z e-sklepem tak, żeby wszystkie cenne informacje trafiały do witryny internetowej sklepu. Z e-sklepu pobieramy natomiast informacje o zamówieniu, razem z danymi teleadresowymi, sposobem płatności czy dostawy zamówienia. 

Po przetworzeniu zamówienia, system ERP aktualizuje w sklepie internetowym status zamówienia. Sklep internetowy może więc poinformować swojego klienta o zmianie statusu, wysyłając mu np. komunikat „Twoje zamówienie jest gotowe do realizacji”. Z systemu ERP do sklepu internetowego może być również wysłana informacja o numerze listu przewozowego wygenerowanego do konkretnego zamówienia, a sklep internetowy tym razem może poinformować swojego klienta o możliwości śledzenie wysłanej przesyłki.

Pamiętaj: Zanim wybierzesz system ERP sprawdź, czy jest zintegrowany z narzędziem, z którego korzystasz lub w jaki sposób można dokonać takiej integracji. Może okazać się, że za jakiś czas zechcesz zintegrować więcej posiadanych rozwiązań, dlatego warto wybrać narzędzie pod tym względem elastyczne.

Wiele systemów w firmie, czy to możliwe?

Wśród właścicieli może pojawić się myśl, że inwestowanie w wiele systemów do obsługi biznesu jest stratą pieniędzy. Przecież skoro mam platformę do prowadzenia e-sklepu, powinna mi ona wystarczyć.

Oczywiście na początku tak, ale z czasem może okazać się, że możliwości platformy są niewystarczające. Nie zapewniają kompleksowego zarządzania firmą. Wtedy właśnie warto poszukać rozwiązania, które pozwoli na rozwój biznesu i integrację z posiadanymi systemami. Ze względu na rosnące wymagania względem specjalistycznych narzędzi sprzedażowych, jeden system zwyczajnie nie wystarcza. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego – rzecz w tym, żeby systemy były z jednej strony dobrze ze sobą zintegrowane, z drugiej zaś żeby były rozłączne funkcjonalnie. Co to znaczy? Chodzi o to, by nie dublowały swoich funkcji, lecz aby jeden był rozszerzeniem drugiego. Bazą w takiej konfiguracji zawsze powinien być system ERP.

Sprzedaż internetowa wspierana systemowo brzmi ciekawie? Możesz sprawdzić, jak działa system ERP – bezpłatnie zapoznaj się z jego możliwościami, przetestuj rozwiązanie bez potrzeby instalacji i zobacz, co jeszcze skrywa jego funkcjonalność.

Małgorzata Łukasik – Konsultant projektu Handel enova365 z wieloletnim doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Zaangażowana w rozwój produktów enova365 dedykowanych dla branży e-handlu.